Unidad 5 Sistema de control por áreas de responsabilidad.

Unidad 5 Sistema de control por áreas de responsabilidad.

Objetivo: Establecer las características de los sistemas de control por áreas de responsabilidad.

La contabilidad administrativa tiene un objetivo triple: ayuda a planear, a tomar decisiones y ejercer control administrativo.

Algunas herramientas facilitan el control administrativo, como: los costos estándar, los presupuestos, el modelo costo-volumen-utilidad, costeo basado en actividades. Sin embargo, carecen de sentido si no existiera un sistema de información contable que las integrara, ayudando a efectuar adecuadamente el control administrativo.

Corresponde a la Contabilidad por áreas de responsabilidad; él estudio y análisis de los sistemas de información para ejercer el control administrativo y de la forma en que deben ser utilizados. Es una técnica que sirve para controlar los ingresos, costos y gastos, tomando en consideración las responsabilidades asignadas a cada funcionario o supervisor de área o departamento.

5.1 Tipos de control.

Toda organización es perfectible; es decir, siempre puede mejorar determinadas áreas para lograr los objetivos fijados por la administración. Si se acepta que todo es perfectible y que toda organización debe estar dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas, resulta obvia la importancia que tiene para ejercer el control administrativo. Ese control sólo es posible si se cuenta con un sistema de información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y los aciertos, lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la empresa.

Errónea la idea, muy arraigada en algunas organizaciones, de que un sistema de control administrativo solo es útil para diagnosticar fallas, también muestra los ciertos de lo administrativo, con el fin de que se capitalicen en planes futuros. Resulta vital conocer las fallas y los ciertos para lograr una superación constante. Se alcanzará esta superación en la medida en que se posea un sistema de información que permita ejercer un buen control administrativo.

5.2 Ventajas de la contabilidad por áreas de responsabilidad.

Las ventajas de la contabilidad por áreas de responsabilidad, se resumen en cuatro aspectos que a continuación se describen:

1-  Facilita la correcta evaluación de la actuación de los ejecutivos de la empresa. Proporciona información y señala las áreas que lograron su objetivo, la que lo superaron, siempre hay un responsable a cargo de cada área.

2-      Ayuda a la aplicación de la administración por excepción. Permite a cada administrador comparar entre su presupuestado y lo realmente obtenido para atender las variaciones significativas, especialmente a detectar que actividades o procesos no agregan valor y deben ser eliminados.

3-  Elimina la presentación tradicional de los resultados favoreciendo una mejor delimitación de responsabilidad.

4-   Motiva a utilizar la administración por objetivo o por resultado, ya que separa el objetivo principal de la empresa en sub objetivos destinados a cada área, señalando a cada ejecutivo las pautas para lograrlo.

5.3 Identificación y Evaluación de los centros por área de responsabilidad.

Los objetivos de la actuación presupuestaria por centros de responsabilidad pueden ser los siguientes:

 1.- Obtener información que facilite la toma de decisiones.

2.- Planificar las actividades a llevar a cabo por cada centro de responsabilidad.

3.- Coordinar las actividades de las diferentes unidades y, en consecuencia, estimular el trabajo en equipo.

4-. Comunicar los objetivos a los diferentes responsables y centros.

5.- Motivar en orden a la consecución de los objetivos.

6.- Facilitar la posterior evaluación del resultado y de la actuación de responsables y centros.

5.4 Estándares contra los que se evalúan las diferentes áreas de responsabilidad.

La eficiencia con que se maneja un área depende de la relación de sus insumos y resultados. Dicha relación puede ser medida comparando lo que agrega valor respecto a lo que no agrega valor.

La manera en que se realiza esta comparación depende de la naturaleza del área de responsabilidad de que se trate. No es igual el análisis para un centro de costos, que el de un centro de utilidades, por lo que es necesario analizar los diferentes matices que pueden tomar las áreas de responsabilidad y con base en ello elaborar el estudio basado en actividades con el cual se medirá la eficiencia de dicha unidad o área.

En conclusión: Cuando se trabaja por áreas de responsabilidad facilita a una empresa medir la eficiencia de la unidad sujeta a evaluación..